Gestionnaire administratif au sein du Secrétariat général (m/f) (réf. E00029469) (réf. F00029468)
Le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg
- Luxembourg
- CDI
- Temps-plein
- La mission principale du titulaire du poste du gestionnaire administratif est de gérer et d'assurer l'exécution des tâches administratives, d'assister le coordinateur, afin d'assurer le bon fonctionnement du Secrétariat général.
- Au sein du Secrétariat général du Ministère de la Santé et de la Sécurité sociale, vous serez principalement en charge:
- Du secrétariat de la Commission de surveillance;
- De la préparation de documents : recherche, rédaction, veille, suivi, révision et mise en forme de documents officiels tels que des rapports, des notes de service, des courriers et des présentations;
- De la coordination de réunions : planification logistique des réunions, y compris la réservation de salles, la distribution de l'ordre du jour et la prise de notes lors des réunions;
- De la gestion de dossiers : organiser et gérer les dossiers électroniques et physiques, en veillant à ce qu'ils soient accessibles et à jour.
- Vous assisterez également:
- A la préparation et au suivi des travaux des organes de gouvernance du ministère;
- Au dispatching, au suivi et à la supervision du courrier entrant et du courrier sortant;
- A la gestion du suivi des questions parlementaires, pétitions et motions;
- Au suivi administratif des relations institutionnelles et interministérielles;
- Au suivi administratif de la procédure législative et réglementaire;
- A à la coordination du M3S;
- A des réunions en vue de la rédaction des procès-verbaux de ces réunions;
- A la gestion de la procédure de nomination des agents représentant le M3S dans les groupes de travail prévus par les lois et règlements;
- A la gestion des délégations de signature au sein du M3S;
- A la gestion du secrétariat de la Commission de nomenclature.
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
- Bonnes capacités d'analyse et esprit de synthèse;
- Bonne expression orale et écrite dans les langues administratives;
- Maîtrise des outils informatiques courants.
- Capacité d'organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l'exactitude;
- Aisance à organiser ses tâches et respect des délais;
- Sens de la confidentialité et de la discrétion;
- Sens de l'initiative, des responsabilités et des priorités;
- Attitude responsable et accueillante;
- Approche dynamique, proactive et autonome;
- Disponibilité et flexibilité.
- Connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'Etat et des établissements publics;
- Expérience préalable dans une fonction comparable, auprès de l'Etat ou d'une entité privée;
- Formation supplémentaire préparant au poste visé (p.ex. BTS ou formation continue).
- Nom(s) et prénom(s)
- Numéro d'identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
- Nationalité
- Adresse électronique
- Liste des établissements d'enseignement fréquentés et leur pays d'implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
- Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
- Expérience professionnelle
- Connaissances en langues parlées et écrites