Technicien.ne aux affaires académiques - Academic Affairs Technician
Mila
- Montreal, QC
- Permanent
- Full-time
- Soutenir la communauté étudiante dans les aspects administratifs et techniques de leur affiliation Mila, en conformité avec les directives et les procédures institutionnelles (gestion de la boîte de courriels des affaires académiques, suivi des dossiers administratifs, etc.);
- Demeurer à l'affût de l'évolution des politiques, règles et procédures institutionnelles afin de pouvoir les appliquer correctement et d'en faire la promotion auprès de la communauté étudiante et professorale;
- Gérer l'ensemble des activités de validation, de suivi et de saisie d'informations dans le portail MonMila, un outil de gestion interne des dossiers étudiants (vérification des informations, suivi et approbation des demandes d'intégration et des demandes de changements diverses);
- Accompagner la communauté étudiante et professorale de Mila dans le fonctionnement du portail MonMila et accompagner les personnes qui nécessiteraient son utilisation (gestion du portail et de la boîte de courriels de support technique de la plateforme);
- Collaborer à l'identification des problématiques et à la recherche de solutions afin d'améliorer continuellement les processus et activités académiques de Mila. Participer à la mise en place de nouveaux processus;
- Assurer le soutien logistique lié à l'organisation d'événements de recrutement (envoi d'invitations, gestion des budgets et des commandes de traiteurs, aide générale à la logistique);
- Assurer un lien étroit entre l'équipe des affaires académiques et la communauté étudiante et professorale;
- Présenter des données colligées sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques;
- Mettre à jour et traduire divers documents (guide étudiant, documentation académique et institutionnelle, présentations Powerpoint, etc.);
- Support the student community in the administrative and technical aspects of their Mila affiliation, in compliance with institutional guidelines and procedures (management of academic affairs email box, follow-up of administrative files, etc.);
- Keep abreast of changes in institutional policies, rules and procedures in order to apply them correctly and promote them to the student and faculty community;
- Manage all validation, follow-up and data entry activities in the MonMila portal, an internal student file management tool (verification of information, follow-up and approval of integration requests and various change requests);
- Support the Mila student and faculty community in the operation of the MyMila portal, and assist those who need to use it (manage the portal and the platform's technical support e-mail box);
- Help identify problems and find solutions to continually improve Mila's academic processes and activities. Participate in the implementation of new processes;
- Provide logistical support for the organization of recruitment events (send invitations, manage budgets and catering orders, provide general logistical assistance);
- Provide a close link between the Academic Affairs team and the student and faculty community;
- Present data collected in various forms such as tables, grids, reports or statistical documents;
- Update and translate various documents (student guide, academic and institutional documentation, Powerpoint presentations, etc.);
- Diplôme d'études collégiales en bureautique, administration ou dans une discipline connexe;
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans le milieu universitaire ou de la recherche;
- Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
- Jugement et sens critique dans la manipulation de données confidentielles;
- Expérience établie dans la gestion des priorités et la gestion multi-tâches;
- Bonne capacité à travailler en équipe;
- Esprit méthodique et bon sens de l'organisation;
- Respect des échéanciers serrés;
- Capacité de travailler sur différents dossiers simultanément;
- Capacité à gérer son stress lors d'urgence ou d'imprévus.
- Connaissance du milieu académique - un atout;
- Bonne maîtrise de la suite Google - un atout;
- Connaissance du logiciel Power-BI - un atout.
- College diploma in office automation, administration or related discipline;
- Minimum of two (2) years' relevant experience in an academic or research environment;
- Be bilingual, as you will be interacting with some of our English-speaking partners, stakeholders and members of the academic community.
- Judgment and critical sense in handling confidential data;
- Proven experience in managing priorities and multi-tasking;
- Good teamwork skills;
- Methodical and organizational skills;
- Respect for tight deadlines;
- Ability to work on different files simultaneously;
- Ability to manage stress in the event of emergency or unforeseen circumstances.
- Knowledge of the academic world - an asset;
- Good command of Google Suite - an asset;
- Knowledge of Power-BI software - an asset.
- L'occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
- Un programme d'assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
- Un programme d'aide aux employés et à la famille;
- Un accès à un service de télémédecine;
- Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l'embauche;
- Un régime d'épargne retraite avec contribution de l'employeur minimale de 4%;
- Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
- Un horaire flexible, un horaire d'été et une possibilité de télétravail;
- Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
- Une équipe d'experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
- Une ambiance de travail collaborative et inclusive.
- The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
- A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
- An employee and family assistance program;
- Access to a telemedicine service;
- A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
- A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
- A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
- Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
- A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
- A team of passionate experts in their field;
- A collaborative and inclusive work environment.