Assistante ou assistant de direction (H/F)

CNRS

  • Paris
  • 2 200-2 500 €/mois
  • CDD
  • Temps-plein
  • Il y a 1 mois
L'assistant(e) de direction concourt à l'organisation quotidienne des activités du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe. Il (elle) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il (elle) assure la gestion de leurs relations internes et externes. Il (elle) assure suivi de certains dossiers. Il (elle) contribue à l'organisation du secrétariat de la direction de l'institut.ActivitésSous l'autorité hiérarchique du directeur d'institut et de la directrice adjointe administrative, l'assistant(e) de direction est chargé(e) de les assister pour l'ensemble des activités relevant de sa mission :
- Gérer les agendas du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe ; les contacts (messagerie électronique, appels téléphoniques, visiteurs), les plannings
- Organiser les déplacements du directeur d'institut, de la directrice adjointe administrative et de son adjointe ;
- Planifier les réunions internes du directeur avec ses directeurs adjoints et organiser les comités de direction hebdomadaires de l'institut ;
- Assurer le suivi des relevés de décisions en vérifiant que les actions ont bien été mises en œuvre ;
- Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions
- Rédiger des courriers, notes, compte-rendu de réunion et des relevés de décisionDans ce contexte, il/elle travaille en interface avec l'ensemble de l'équipe de CNRS Biologie (directeurs adjoints scientifiques et administratifs) ;
- Planifier et organiser les séminaires de direction ;
- Concevoir et mettre en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord) ;
- Suivre en propre des dossiers spécifiques (Prix, médailles, Sésame…) ;
- Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.) et assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de la structure ;
- Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention ;
- Organiser le classement et l'archivage des documentsCompétencesAfin de remplir ses missions, l'assistant/assistante de direction doit :
- Savoir gérer un flux important d'informations ;
- Respecter strictement la confidentialité des informations et des données ;
- Avoir une très bonne connaissance des techniques de secrétariat (traitement et rédaction de courriers et de documents administratifs, prise de notes, classement, archivage, gestion d'agenda, etc...) ;
- Avoir des qualités rédactionnelles et de synthèse ;
- Avoir un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités et les urgences ;
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise du logiciel de messagerie Outlook, et du logiciel open touch ;
- Anglais : niveau A2 selon le CECRContexte de travailAu sein du CNRS, CNRS Biologie pilote la politique scientifique dans le domaine des sciences biologiques pour l'ensemble de ses unités de recherche. Il a un rôle décisionnel à l'égard des unités et développe des partenariats de qualité avec les Universités, Ecoles et les différents organismes nationaux à mission finalisée sur des zones d'interfaces scientifiques spécifiques.Les recherches menées dans les structures de CNRS Biologie visent à comprendre de façon générale et exhaustive le monde du vivant. CNRS Biologie est, en taille, le plus important institut du CNRS. Il est constitué de 210 structures de recherche et d'appui à la recherche. CNRS Biologie est situé au siège du CNRS (Paris 16ème) et compte 60 agents (30 IT et 30 scientifiques).Informations complémentairesVotre environnement de travailTélétravail : 1 jour par semaine
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours
Intégration : accompagnement à la prise de poste
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie, …

CNRS