Responsable adjoint/Responsable adjointe du bureau des représentations (poste télétravaillable)
Conseil Régional d'Île-de-France
St-Ouen, Seine-St-Denis
CDD
Temps-plein
Il y a 26 jours
La Région Île-de-France recherche un(e) Responsable adjoint/Responsable adjointe du bureau des représentations (poste télétravaillable) pour :DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUENParticiper, en lien avec le chef du bureau, à l'organisation et au pilotage du Bureau des Représentations, chargé d’assurer le secrétariat des élus (vice-président, conseiller spécial …)> Vos missionsMISSION 1 : Coordonner l'ensemble des activités du service, en lien avec le chef du bureauCoordonner et contrôler le montage des déplacements et représentations des membres de l’ExécutifContribuer à la mise en place de process pour assurer le bon déroulement des déplacementsCoordonner et suivre la sollicitation des élus et la préparation des dossiers, en lien avec le chef du bureau des représentations et le bureau du protocoleÊtre l’interlocuteur du cabinet et des services pour organiser au mieux les déplacements et représentations des élusÊtre l’interlocuteur des membres de l’Exécutif pour répondre à leurs sollicitationsMISSION 2 : Accompagner l’équipe du bureau des représentationsCoordonner l’équipe au quotidien, participer à la définition des objectifs, organiser la répartition du travail de l’équipeApporter son expertise sur les dossiers complexesParticiper aux réunions de direction et préparer en lien avec le chef du bureau les réunions du serviceAssurer l'intérim du chef de bureau en son absenceMISSION 3 : Participer à l'organisation et à la gestion administrative du bureau, en lien avec le chef du bureauMettre en place des procédures et outils de suivi de l'activitéSuivre avec le chef du bureau la gestion RH des agents rattachés au service (point régulier avec les agents, suivi des formations, collecte des besoins,)Assurer en lien avec le chef du bureau le recrutement des nouveaux agentsCoordonner avec le gestionnaire du service le recrutement et la gestion administrative des stagiaires rattachés au serviceSuivre les activités administratives et financières des membres de l’Exécutif : enveloppes budgétaires, utilisation des outils régionaux, mandats spéciauxMISSION 4 : Coordonner les activités ponctuelles du serviceCoordonner en lien avec les services compétents la campagne de distribution des ordinateurs dans les lycéesCoordonner en lien avec les services compétents la campagne des cartes de vœux des membres de l’ExécutifCoordonner avec le gestionnaire du service la participation des élus aux différents salons organisés en Ile-de-France> Votre profil
Bonne connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
Connaissance des règles protocolaires
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs * Compétences rédactionnelles et aisance dans l’expression orale
Expérience confirmée en conduite du changement et du management d’équipes
Expérience du travail avec les élus. Respect de la confidentialité.
Qualités relationnelles, sens de la diplomatie, de la négociation et du travail en transversalité.
Aptitude à diffuser l'information
Sens des responsabilités, esprit d'initiative, réactivité et capacités à prioriser et à alerter. Force de proposition et d'aide à la décision.
Autonomie et rigueur
Excellente gestion des urgences
Grande capacité d’adaptation et de polyvalence
Grande disponibilité (contraintes horaires importantes)> SpécificitésGrande disponibilité demandée (amplitudes horaire larges, pics d’activités)Gestion des urgencesSauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.
