CDI - Assistante de Direction Bilingue, Recherche & Développement Pharmaceutique F/H
Vetoquinol
- Magny-Vernois, Haute-Saône
- CDI
- Temps-plein
- Assure sa propre sécurité et celle de ses collègues en appliquant de manière exhaustive les règles générales de sécurité de l’entreprise et alerte sa hiérarchie de toute situation à risque
- Gère les aspects administratifs de sa direction en support du fonctionnement tels que la réception et traitement des courriers, la gestion des agendas, la gestion des contrats.
- Utilise les outils informatiques dédiés (Chronos, Notilus,…) pour effectuer la gestion et le pilotage des notes de frais, congés payés/absences ou autres
- Applique et forme l’ensemble du département à l’application des procédures administratives
- Assure les formations aux nouveaux arrivants et assistance au département sur les processus sous sa supervision
- Suit le reporting des actions de formation dans le cadre du plan de formation validé
- Assure le flux de commandes/réceptions nécessaire au fonctionnement du département (à l’exclusion des consommables laboratoire)
- Effectue le suivi budgétaire en termes de réceptions globales, vérification des factures et par l’édition d’états d’avancement mensuels et d’indicateurs et alerte sur les écarts et toute anomalie et assure les investigations et corrections nécessaires
- Participer à l’élaboration et suivi du budget fonctionnement/investissement selon les matrices applicables par la saisie des données et capture des éléments d’arbitrage des sections
- Gère les déplacements de la direction en faisant preuve d’anticipation, de force de proposition et d’orientation de solutions dans le respect de la politique voyages et assure le support éventuellement nécessaire au cours de ces déplacements
- Suit les documents de voyage pour ses voyageurs (visas, ESTA, etc .)
- Est garant du flux de saisie et de remboursements liés aux notes de frais
- Organise et coordonne pour sa hiérarchie le suivi des dossiers/projets en cours ainsi que la transmission et la rédaction des informations nécessaires au bon déroulement de ces projets
- Organise les réunions liées au fonctionnement du département, assure l’édition et la diffusion des agendas, prépare les documents de présentation, les comptes rendus et le suivi des actions définies quand applicable
- Organise la logistique des séminaires ou réunions, en partenariat éventuellement avec d’autres services ou avec des prestataires externes, dans le cadre du budget alloué
- Participe aux séminaires et réunions notamment en vue de d’éditer les compte-rendu
- Suit les coûts associés aux séminaires et réunions externes
- Assure un rôle de représentation de l’entreprise auprès de tout partenaire externe
- Assurer le rôle d’émetteur procédures au sein de l’équipe et contribue aux formations
- Applique une approche d’amélioration continue des processus de fonctionnement internes sous sa responsabilité en termes d’efficience de qualité ou diffusion de l’information
- Assiste l’équipe dans la mise en place d’indicateurs