Junior Office Coordinator (m/f/d)
- Paris
- CDI
- Temps-plein
- Accueil des visiteurs et invités au bureau de Paris (Neuilly sur Seine)
- Accueil des nouveaux arrivants (informations, équipement)
- Préparation des salles de réunion
- Gestion de la réception, de l'envoi, du tri et de la distribution du courrier et des colis, gestion des mailing lists
- Commande des fournitures et consommables pour le bureau et suivi des factures
- Suivi des fournisseurs (fournitures, services, catering etc.) liés à l'office management et suivi des contrats
- Proposition de solutions alternatives afin de réduire les coûts
- Stockage, entretien, rangement, ordre des bureaux, équipement, confort
- Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs des services généraux (contrats, facturation, demandes d'interventions)
- Coordination avec l'office management et les services généraux de l'immeuble et gestion des questions relatives au bon fonctionnement de la logistique du bureau
- Coordination des évènements internes, en collaboration avec l'équipe communication
- Mise à jour et implémentation de nouvelles procédures
- Coordination et préparation des réunions (préparation des salles de réunion, impression de supports de réunion)
- Gestion d'agendas pour certains directeurs(trices)
- Organisation des déplacements, préparation de voyages, réservations d'hôtels, restaurants pour la direction et les collaborateurs, demandes de visas, et suivi de la facturation inhérente
- Soutien logistique pour les invités externes (réservations d'hébergements et restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, des prestataires) lors des évènements internes
- Suivi et mises à jour des notes de frais et transmission à la comptabilité
- PO et suivi des factures
- Tenue de tableaux de suivi et mise à jour de bases de données
- Véritable ambassadeur de la société, vous êtes doté d'un grand sens du service, vous appréciez de faciliter le quotidien des équipes et des visiteurs externes
- Anticipation, proactivité et réactivité
- Esprit d'initiative et capacité d'adaptation
- Rigueur, précision et sens du détail
- Gestion des priorités, respect de la confidentialité
- Personnalité agréable, qui fait preuve de bon sens
- Très bonne connaissance des outils informatiques et du pack Office
- Une première expérience dans le domaine de l'office management / assistanat serait considérée comme un atout
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit et qualité rédactionnelle requise dans ces deux langues