Assistant de direction/ Office Manager
Fed Group
- Fontenay-aux-Roses, Hauts-de-Seine
- 35 000-40 000 €/an
- CDI
- Temps-plein
- Gérer l'agenda et les rendez-vous via l'outil informatique, de la Direction générale et des membres du CODIR.
- Organiser et préparer les déplacements et les réunions en interne comme en externe (conférence, séminaire, visite diverses …) de la Direction générale et des membres du CODIR.
- Réception des messages des interlocuteurs sous toutes les formes (email, appel vocal…) et renseignement du tableau de bord « suivi des demandes ».
- Reporting des messages auprès de la Direction générale et proposition de réponses.
- Gestion administrative liée aux instances de gouvernance de la société (convocations, impression des procès-verbaux, classement, jetons de présence, déclaration IFU…).
- Réalisation des formalités administratives auprès du greffe du tribunal de commerces (dépôt des comptes annuels, modifications statutaires, extrait de kbis…)
- Suivi des mandats des représentants au sein du Conseil d'administration (maj régulières des données...).Au sein du pool assistanat :
Fonction d'accueil :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs.
- Assurer les relations téléphoniques, filtrage et prise de messageSecrétariat :
- gestion du courrier entrant et sortant dans le cadre d'une démarche de dématérialisation.
- Envoi de courriels d'information de premier niveau à l'équipe à la demande de la direction générale
- Récupérer les contrats de la société signés par les clientsAssistanat du centre opérationnel et des fonctions support :
- Organiser et préparer les réunions en interne comme en externe (calendrier, documents de travail…).
- Participer aux consultations des entreprises (mise en forme des dossiers…).
- Mise en forme de document (courrier, compte rendu…)Réaliser les missions « moyens généraux » en l'absence de l'assistante administrative :
- Vérifier à la bonne tenue des locaux (eau, matériel, machine à café, stock de café, maintien du bon ordre…,)
- Gérer les fournitures de bureaux
- Réceptionner les colis et diverses livraisons
- Participer à la préparation de l'arrivée d'un nouveau salarié (installation du matériel bureautique, badges d'accès, ouverture du compte au RIE, clé des bureaux, préparation des EPI…)
- Gestion du prestataire informatique (planification des interventions, suivi de la prestation)
- Gestion de la flotte automobile (entretien, CT).
- Gestion des moyens de télécommunication (mobile, fixe et internet).
- Vérification par un prestataire des dispositifs électriques, des extincteurs et des dispositifs d'éclairage de secours des locaux.Votre profilDe formation supérieure (BTS, DUT) en gestion ou assistanat.
Vous avez une première expérience réussie en tant qu'assistante de direction/office managerSavoir faire :
- Maîtrise des outils du pack office (Outlook, Word, Excel)
- Savoir communiquer efficacement
- Sens du service
- Savoir prendre des notes
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Qualités relationnelles, écoute, diplomatie,
- Esprit d'initiative, esprit d'équipe,
- Sans de l'organisation, méthode et rigueur,
- Dynamisme, discrétion, disponibilité.