Secrétaire de Direction (H/F)
Croix-Rouge française
- Marseille
- CDI
- Temps-plein
- Rédiger tous types de courriers,
- Elaborer des tableau de bord,
- Gérer et suivre les contrats de partenariats et/ou conventions avec les différents prestataires et / ou tutelles,
- Adresser les plannings des cours au Conseil Régional mensuellement,
- Gestion des stages étudiants en I.F.C.S en lien avec le responsable pédagogique,
- Classer et archiver les dossiers.
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs,
- Rédiger et diffuser des notes de service et / ou d'information,
- Réceptionner, ouvrir, enregistrer et trier le courrier,
- Gérer et répartir les mails de la boite générique de l'établissement,
- Réserver les salles.
- Gérer l'agenda et les déplacements,
- Gérer les demandes urgentes en cas d'absence ou de non disponibilité,
- Préparer et organiser les différentes réunions, évènements…,
- Participer aux réunions,
- Prendre et noter et rédiger des comptes rendus
- Participer au déploiement de la démarche qualité,
- Gérer le service de l'accueil en cas d'absence de l'hôtesse,
- Proposer et participer à l'implantation de nouvelles procédures administratives afin d'améliorer le bon fonctionnement du service et /ou de l'établissement,
- Assurer le suivi de la gestion des :
- Réclamations clients ainsi que les dossiers contentieux,
- Fiches d'évènements indésirables.
- S'assure du respect des délais et de la qualité du travail réalisé,
- Suit et gère le planning de l'agent d'accueil,
- Gère l'organisation et les absences de l'agent d'accueil et informe à la direction de l'établissement,
- Participe et accompagne au développement des compétences et remonte les difficultés à la direction de l'établissement,
- Vise et argumente les demandes de formation puis les soumet à la direction de l'établissement.
- Maitrise de l'environnement CRf et de l'institut de formation,
- Connaissances des différents partenaires,
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance des logiciels : GRR, Odyssée, Winifsi, Doodle,
- Posséder une aptitude à la communication écrite et orale ;
- Gestion Gmail et Agenda Google,Savoirs faire techniques
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion,
- Être capable d'assurer un Reporting régulier des activités et diverses problématiques auprès de la Direction ;
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion ;
- Être capable de gérer simultanément plusieurs activités ;
- Être force de proposition ;Savoirs faire relationnels
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, maitrise de soi et disponibilité ;
- Être capable de travailler en autonomie et en équipe ;
- Faire preuve de confidentialité, discrétion et discernement ;
- Faire preuve d'objectivité et d'impartialité ;
- Anticiper, organiser, respecter les délais, avoir le sens des priorités ;Expérience souhaitée : DébutantRejoignez-nousVous recherchez du sens et souhaitez-vous épanouir au sein d'une association engagée et porteuse de valeurs humanistes ?Nos collaborateurs bénéficient de divers avantages tels que le Compte Épargne Temps, une garantie d'évolution de la rémunération, une prime de fin d'année, une mutuelle et prévoyance avantageuses, un accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales…La Croix-Rouge française est une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital, et est signataire d'un accord : Diversité et égalité professionnelle. Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination et s'engage auprès de ses salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre.De même, engagée sur les sujets sociétaux, la Croix-Rouge française inscrit dans sa stratégie deux engagements ambitieux en faveur de l'environnement. Avec pour double objectif de sensibiliser et outiller 100% de ses volontaires aux conséquences du changement climatique et de réduire de moitié son empreinte carbone à l'horizon 2030.Date de prise de poste souhaitéeDès que possible.Prime de fin d'année : OuiRTT / JREP : OuiNiveaux d'expérience requis :
- débutant à 1 an
- Excel
- PowerPoint