Coordonnateur général des secrétariats médicaux - H/F
- Elbeuf, Seine-Maritime Louviers, Eure
- CDI
- Temps-plein
Intitulé du poste : Coordonnateur général des secrétariats médicaux
Grade : Cadre de catégorie A
Fonction : Attachée d'administrationB - Conditions générales d'exercice
Position du poste dans l'organisation
Position hiérarchique : Sous l'autorité directe du secrétariat général direction des ressources médicales
Fonctions encadrées : Secrétariats médicaux
Liaisons fonctionnelles : Responsables des pôles, Coordination générale des soins, Direction du personnel et des relations sociales.Organisation et horaires de travail
Temps de travail : quotité de travail 100%, forfait cadreHoraires et jours de travail (indicatifs) : du lundi au vendrediConditions particulières
Déplacements intersites (Elbeuf, Louviers ) Déplacements vers les établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.
C- Missions
Présentation du poste
Le coordonnateur des secrétariats médicaux assure, en étroite collaboration et sous l'animation du secrétariat général direction des ressources médicales, l'organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.
Il est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux.
Il s'assure de l'adéquation des effectifs des secrétariats médicaux avec les besoins de l'activité et est l'interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables de service (médicaux, soignants et administratifs).
A ce titre, il anime et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
Missions générales
Le coordonnateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.
Au titre des démarches institutionnelles et du projet stratégique de réorganisation des secrétariats médicaux :
Proposer et accompagner les mesures d'organisation nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux
Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activité
Participer au choix et au déploiement des outils numériques liés aux secrétariats médicaux
S'impliquer dans les projets institutionnels en lien avec l'expertise métier
Définir et assurer le suivi des indicateurs d'activité des secrétariatsAu titre du management des secrétariats médicaux :
Participer à la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités et les secteurs concernés
Accompagner les projets des professionnels des secrétariats médicaux (GPMC) : évolutions de carrière, projets de formation
Développer les indicateurs d'activité et de suivi des effectifs
Gérer l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales
Participer à l'évaluation des professionnels des secrétariats médicaux, en lien avec les cadres de proximité
Recenser les besoins en formationMissions spécifiques
Accompagner le changement et développer le travail en coordination
Contrôler la qualité et l'exhaustivité des données médico-administratives, en collaboration avec le service DIM/archives et avec le bureau des entrées
Construire et utiliser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateursMissions transversales
Participation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôle
Assurer la représentation des secrétariats médicaux dans les groupes de travaux institutionnelsProfil recherché :E Compétences
Formations-Qualifications
Formation de secrétaire médicale
Expertise en secrétariat médical
Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques et des systèmes d'information dédiés au traitement de l'information médico-administrativeCompétences requises
Connaissance de l'institution et de la fonction publique hospitalière
Maîtrise des techniques, missions et de l'évaluation de la charge de travail des secrétariats médicaux
Conception et accompagnement aux changements organisationnelsCapacités et qualités liées à l'emploi
Savoir-faire
Capacité à motiver, mobiliser et dynamiser les équipes
Capacité à évoluer, à mener des projets et faire évoluer les organisations entre services
Méthodologie, sens des priorités, réactivité
Expérience managérialeSavoir-être
Qualités relationnelles : esprit d'équipe, maîtrise de soi, tolérance, respect d'autrui, discrétion, déontologie, confidentialité, intégrité, esprit d'initiative et disponibilité
Qualité d'écoute et de discernement
Facultés d'adaptation