SECRETAIRE DE DIRECTION
- Aix-en-Provence
- CDI
- Temps-plein
· Assurer l'accueil physique et téléphonique
· Gérer les agendas de la Direction Générale
· Réceptionner, traiter le courrier et ses réponses
· Gérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale (décisions, notes d'information et notes de service)
· Organiser les réunions, RDV, (envoi ordre du jour, convocations)
· Assurer le classement et l'archivage des documents traités
· Assurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadairesMISSIONS ACCESSOIRES :
Suppléance éventuelle et ponctuelle des fonctions de gestion des instances :
· Participation à l'élaboration de l'ordre du jour des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST),
· Constitution des dossiers des instances,
· Réalisation des comptes rendus des instances gérés par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire).
· Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions du DirecteurVos CompétencesAPTITUDES ACQUISES OU ENGAGEMENT A LES ACQUERIR :
Bonne maitrise de l'outil informatique : PACK OFFICE (Word, Excel, Power Point, Outlook) intranet et internet
Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction GénéraleAPTITUDES LIEES AU PROFIL DE POSTE :
· Discrétion absolue
· Qualités relationnelles
· Autonomie et dynamisme
· Organisation et méthode
· Disponibilité
· Gestion de l'urgenceConditions d'emploiHoraires : 8h30 16h00 ou 9h30 17h00
Une disponibilité jusqu'à 18h00 pourra être envisagée ponctuellement en fonction des nécessités du service.