Adjoint(e) exécutif(tive)

Héma-Québec

  • Montreal, QC
  • Permanent
  • Full-time
  • 11 days ago
VilleMontréalNuméro d'affichage5378BRDomaine d'activitéAdministration/ Droit/ FinanceCatégorie d'emploiSoutien administratifAdresse4045, boulevard Côte-VertuCode PostalH4R 2W7StatutTemps completÉtablissementÉtablissement de MontréalProvinceQCType d'emploiPermanentDétails de l'emploiVous aimeriez travaillez au sein d'une organisation avec une mission humaine qui vous rejoint? Vous êtes passionné de la gestion administrative et documentaire et aimer offrir votre soutien administratif aux membres de la haute direction? La Vice-présidence secrétariat général, risques et audits est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) exécutif(tive) qui par son professionnalisme saura collaborez et soutenir le Vice-président et sa vice-présidence dans ses activités quotidiennes et par le fait même contribuer à son succès!Héma-Québec a besoin de quelqu'un comme vous pour participer au bon déroulement des activités administratives de la vice-présidence, participer à l'efficacité administrative de la vice-présidence et ainsi contribuerez à sa grande mission.Ainsi, à titre d'adjoint(e) exécutif(tive), vous serez responsable de la planification, de l'organisation de l'agenda du Vice-président, des suivis et la coordination de l'organisation des réunions tout en étant également, la personne ressource de liaison auprès des différents intervenants directs du Vice-président, au sein de la vice-présidence que des autres vice-présidences d'Héma-Québec.Vous serez en charge d'organiser et préparer les dossiers ainsi que toute la documentation nécessaire répondante aux normes de qualité attendues pour les divers comités du Vice-président et vous prendrez part aux différentes rencontres comme responsable de la prise de de notes, de la rédaction des comptes rendus/procès-verbaux et également, du suivi des actions.Vous organiserez et tiendrez à jour le classement des dossiers du secteur en collaboration avec les coordonnateurs du service. Vous serez aussi appeler à élaborez et mettre en place une structure documentaire optimale afin d'obtenir une efficience dans la gestion des dossiers et projets du Vice-président.
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De plus de façon quotidienne, vous aurez à prendre connaissance et traitez la correspondance courriel et écrite ainsi que, les appels téléphoniques du Vice-président et effectuez les commandes de fournitures de bureau et aussi, offrir un soutien à celui-ci relativement à ses déplacements tels que; les réservations, les inscriptions, les notes de frais, etc.Finalement, vous aurez à assurer la production et la mise à jour de documents sur Excel et PowerPoint, selon les normes de qualité attendues et dans les délais requis pour les présentations, comptes rendus, lettres, notes de service, statistiques, etc. et également, à collaborez au besoin, à la gestion des contrats et des réclamations d'assurances.
Pourquoi travailler à la Fondation d'Héma-Québec?
  • Milieu de travail dynamique, unique et propice à l'innovation;
  • Horaire de travail flexible & télétravail offert;
  • Quatre (4) semaines de vacances par année;
  • Quatre (4) congés personnels offerts par année;
  • Assurances collectives;
  • Régime de retraite à prestations déterminées;
  • Stationnement gratuit.
Horaire :
Lundi au vendredi flexible soit entre (7h30 à 8h00) et se terminant (15h30 à 16h00).Information supplémentaire
  • Le poste est offert à l'établissement de Montréal situé au 4045, Boulevard Côte-Vertu, Montréal, (Québec), H4R 2W7.
  • Le poste pourrait requérir des heures supplémentaires de soirs et de fins de semaine pour appuyer le Vice-Président en cas de crises ou de situations le requérant.
EXIGENCES
  • Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) ou une attestation d'études collégiales (AEC) en techniques administratives et/ou en secrétariat juridique ou tout autre discipline d'activité jugé pertinente;
  • Posséder un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans une fonction similaire d'adjoint(e) à la haute direction;
  • Avoir une excellente capacité de rédaction, de révision et de mise en page de documents et également, de fortes aptitudes pour la gestion documentaire;
  • Maîtrisez la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Maîtriser les outils informatiques incluant la suite Microsoft Office, principalement Word, Excel, Powerpoint, Access & Outlook.
*** Toute combinaison de formation et expérience jugée équivalente et pertinente sera prise en considération. ***COMPÉTENCES RECHERCHÉES
  • Détenir de fortes habiletés relationnelles, de communication et bon sens politique;
  • Avoir d'excellentes aptitudes pour la collaboration et le travail d'équipe;
  • Posséder une très bonne gestion des priorités, une capacité à mener plusieurs dossiers simultanément, un bon sens de l'organisation et de la planification;
  • Détenir de bonnes capacités d'analyse et synthèse;
  • Démontrer une grande capacité d'apprentissage et une adaptation au changement;
  • Faire preuve d'un bon discernement dans l'analyse des risques et capacité d'agir rapidement;
  • Posséder une forte capacité d'analyse dans l'identification des éléments nécessitant une amélioration continue.
  • Faire preuve de dynamisme, d'écoute, d'initiative et de jugement;
  • Être autonome, minutieux, polyvalent et rigoureux.
RESPONSABILITÉS RÉGLEMENTAIRES
  • Avoir une bonne connaissance des bonnes pratiques de fabrication (BPF) et les bonnes pratiques de documentation (BPD), respecter les exigences réglementaires applicables ainsi que les procédures de son secteur et escalader tout écart à son supérieur immédiat;
  • Répondre adéquatement aux auditeurs lors d'audits selon les tâches sous sa responsabilité lorsque requis.
Habiletés et compétences qualité :
  • Connaissance de base des BPF/BPD (atout lors du processus d'embauche);
  • Faire preuve de rigueur et intégrité.

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