Description de l'employeurAvec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.Que ce soit au cœur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.En qualité d'assistante administrative, le titulaire du poste aura pour mission la production des documents de suivi d'activités de la direction, les points spécifiques relatifs aux tâches "ressources humaines" ainsi que l'appui et la suppléance de l'agent en charge des missions finances et budgets de la direction. Fonction transversale, il est le contact privilégié du cabinet du Président, de la direction des ressources humaines, du secrétariat général afin de constituer les réponses de la direction du patrimoine immobilier vis à vis des demandes émanant de l'exécutif, des autres services de la collectivité, voire des tiers.Il assiste la cheffe de service dans le suivi quotidien des échanges de la DPI et la construction des indicateurs d'activités.Missions1-Ressources humaines et matérielles de la directionSuivre l'ensemble des procédures liées aux moyens humains de la direction : procédures de gestion des effectifs, d'ajustement de l'organisation des services, de recrutement d'agentsSuivre l'ensemble des procédures annuelles d'évaluation des agents de la direction, des formations individuelles ou de groupe;Gérer les problématiques individuelles en lien avec la direction des ressources humaines;Gérer les moyens matériels nécessaires à l'exercice des missions des agents (informatique, téléphonie, bureaux, fournitures diverses, véhicules, etc…).2-Production documentaire de la DPIProduction (à l'aide des éléments collectés auprès des services de la direction) des documents préparatoires attendus du cabinet en vue des réunions auxquelles participent le Président ou le Directeur Général des Services;Mise à jour des rapports annuels attendus de la direction du patrimoine immobilier (rapport d'activités notamment),Production de la partie immobilière des documents préparatoires aux Conseils d'Administration des collèges;3-InstancesVeille concernant les échéances de remise des différents rapports à présenter pour les commissions permanentes ou réunions de l'assemblée départementale;Construction, mise en forme, dépôt sur la plate-forme X-paraph, et suivi des différentes étapes de validation des rapports élaborés par les services;Mise en application de la partie administrative découlant des décisions de la COPER et du Conseil départemental (mise en signature de conventions, de courriers, etc…)4-Suivi des courriersTenue d'un registre des demandes en instance de réponses par les services;Relance des services pour éléments de réponse;Mise en signature des réponses ou transmission des éléments de réponse auprès de la direction générale;Archivage et suivi des dossiers;5-Suppléance, appui aux autres activités du serviceAssurer la suppléance de l'agent en charge du budget et des finances de la directionAccompagnement et soutien des techniciens dans l'exécution des contrats publics : rédaction validation et envoi des ordres de service, rédaction des divers documents administratifs entrant dans l'exécution des contrats (validation des matériaux, déclarations de sous-traitance, Opérations Préalables à la Réception, validation/rejet des prestations, réception des prestations, ….)ProfilConnaissancesConnaissance dans l'organisation et du fonctionnement de la Collectivité.Connaissances en informatique (logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Kdélib).Maitrise en comptabilité publique et gestion financière.Connaissance des marchés publics.Maitrise de l'environnement IGDASavoir-faireBonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.Faire preuve d'initiatives et être force de propositions.Aptitudes et qualités requisesEsprit d'équipe.Amabilité et discrétion.Rigueur et disponibilité.Organisation et méthodologie.
