CONTRAT LOCAL - ASSISTANT.E DE DIRECTION ET DE GESTION - F/H
Agence Française de Développement
- Buenos Aires
- Permanente
- Tiempo completo
Gère toutes les transactions de la caisse espèces et en est responsable ;
Gère les paiements du bureau (loyers, taxes, assurances, services, fournitures…), identifie les catégories de comptes pour chaque paiement ; conserve les factures, les reçus et autres documents comptables ;
Assure la liaison avec l'Ambassade de France ;
Assure la liaison avec la Direction régionale (Brasilia), le siège de l'AFD (Paris) et les coordinateurs.trices de projet pour les questions comptables, selon les besoins, y compris les honoraires des consultants ;
Apporte son soutien à l'élaboration et au suivi du budget.Gestion du bureau
Fournit un soutien administratif, logistique et technique avant/à l'arrivée des nouveaux membres de l'équipe ;
Tient à jour les informations concernant tou.te.s les membres de l'équipe (vacances, congés maladie, missions...) ;
Assiste les membres de l'équipe selon les besoins ;
S'assure que le bureau est approvisionné en temps opportun (fournitures de bureau, distributeur d'eau, café…) ;
Établit des relations avec les prestataires de services et les fournisseurs ; supervise les services pour en évaluer la qualité (nettoyage quotidien, climatisation et chauffage, entretien général…) ;
Demande des devis pour de nouvelles fournitures, de nouveaux biens et services.
Réalisation du bilan carbone annuel du bureau et des logementsRéception, standard téléphonique et courrier
Accueille les visiteurs ;
Répond/transfère les appels téléphoniques ;
Prend les messages ; récupère les messages vocaux ;
Reçoit et classe le courrier ;
Coordonne les livraisons de courrier.Assistant(e) de direction du directeur
Rédige/révise/traduit la correspondance en espagnol, français et anglais pour le directeur/la directrice (et les chargé.e.s de mission, le cas échéant) ;
Traite la correspondance électronique générale du bureau ;
Planifie les réunions/répond aux invitations au nom du directeur (et des chargés de mission, le cas échéant) ;
Classe les cartes de visite et tient à jour la base de données des contacts ;
Classe la correspondance et les documents relatifs aux projets ;
Crée des listes d'invités pour les événements organisés par l'AFD ou l'Ambassade de France ;
Distribue les rapports d'activité de l'AFD/Proparco et autres documents ;
Gère la logistique et la communication des événements organisés par l'AFD.Coordination et suivi des missions
Fournit un soutien logistique pour les missions aux membres de l'équipe AFD à Buenos Aires, au siège et dans les autres agences/bureaux ;
Coordonne les agendas ;
Crée et maintient les dossiers d'ordres de mission ;
Coordonne les transports terrestres et les réservations d'hôtel ;
Demande des devis pour les voyages en avion et achète les billets au nom du directeur/de la directrice et des membres de l'équipe à Buenos Aires, au siège et dans d'autres agences/bureaux.
Travaille avec le directeur/la directrice (et les chargé.e.s de mission, le cas échéant) pour créer les programmes des missions.Communication
Apporte son soutien au développement du contenu, à la traduction et à la maintenance du site Internet de l'agence de l'AFD à Buenos Aires.Qui recherchons nous ?
Diplôme d'études supérieures dans une discipline pertinente (administration, comptabilité ou équivalent)
Expérience confirmée dans un poste similaire
Connaissance des logiciels de bureautique (Windows, et Excel en particulier) et volonté d'apprendre à utiliser de nouveaux logiciels
Maîtrise avancée (écrite et orale) du français, de l'espagnol et de l'anglais
Connaissance avancée de la comptabilité
Excellentes capacités de communication et de rédaction
Capacité à travailler de manière indépendante
Solides compétences interpersonnelles en petite équipe
Attitude proactive et fortes capacités d'organisation et de résolution de problèmes
Polyvalence et capacité d'adaptation et de concentration
Faire preuve d'intégrité, de discrétion, d'un jugement sûr et d'une excellente éthique de travail
Volonté et capacité d'apprendre rapidement.Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Nous vous proposons l'opportunité unique de rejoindre une petite équipe dynamique, polyvalente, motivée et multiculturelle tout en travaillant auprès de clients passionnés et passionnants au service du développement durable de l'Argentine.Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?
Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.