Assistant en gestion administrative (F/H)
École Polytechnique
- Palaiseau, Essonne
- Stage
- Temps-plein
Gestion Financière :
- Établir et suivre les commandes, traiter les services faits, suivi des factures, prévenir le contentieux
- Traiter les demandes d'ordre de missions (confirmation des réservations de l'hébergement et des transports, établissement des états de frais et suivi du remboursement des agents et visiteurs extérieurs) dans le cadre des programmes nationaux et internationaux
- Produire des bilans financiers et administratifs.
- Classer et archiver les pièces comptables et des justificatifs de dépenses
- Soutenir le montage, la programmation du budget et la répartition des crédits nationaux et européens
- Préparer en lien avec les services de personnel les dossiers de recrutement, vérifier la conformité réglementaire et la disponibilité des crédits,
- Établir les conventions de stage, gérer les signatures et préparer l'accueil des stagiaires,
- Informer et conseiller les agents contractuels,
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants
- Gérer l'infrastructure du laboratoire (logistique, équipements, matériel informatique et de bureau)
- Procéder au traitement et à la diffusion des informations et suivre l'évolution des règles, directives et procédures RH, financières et/ou comptables
- Organiser la gestion des dossiers et de l'archivage
- Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations
- Répondre aux enquêtes et demandes des services financiers des différentes tutelles et partenaires industriels
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Participer à la communication interne et externe du laboratoire (Mise à jour du Site Web, lan de communication, actions grands public)
- 25 jours de congés + 18 RTT
- Télétravail en fonction du poste
- Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
- Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
- Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
- Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées
- Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix