Assistant(e) achats H/F
Segula Technologies
- Caen, Calvados
- CDI
- Temps-plein
- Crée les affaires dans AX
- Affecte les catégories d’heures dans AX
- Affecte les collaborateurs dans AX
- Renseigne les axes analytiques au regard de la fiche d’ouverture de projet transmise par une fonctionne opérationnelle (IA, Project Manager, BUM…)
- Renseigne le budget initial et met à jour les avenants
- Renseigne la commande client, vérifie les conditions de règlements, contrôle la conformité des données
- Saisit le CSI du collaborateur à chaque embauche (calcul transmis par le contrôle de gestion)
- Suit hebdomadairement les pointages des collaborateurs
- S’assure que tous les collaborateurs ont pointé (contrôle en quantité d’heures)
- Relance les collaborateurs en cas de non saisie
- A titre exceptionnel, en cas d’indisponibilité du Team Manager ou BUM, le GDP valide des pointages (heures + frais) dans le portail sur la base de l’état des pointages analytiques visé par la fonction opérationnelle (BUM, TM, IA selon les cas)
- Collecte les informations nécessaires à la facturation client (BL clients validés, bon de commande …) et émet la facturation au fil de l’eau
- S’assure du respect du délai de facturation client fixé dans le planning Groupe
- Contrôle l’avancement de facturation des projets et alerte en cas de dérives
- Suit les commandes client et relance l’IA, BUM ou le Directeur de Pole pour toute commande manquante avant le début de la facturation
- Suit les encours de fin et transmet une analyse mensuelle aux Contrôleurs de Gestion
- Suit les BCI, contrôle l’adéquation entre les pointages et la facturation BCI
- Assure le relai avec le Credit Managerment en cas de litige sur créances
- Répond aux demandes des commissaires aux comptes
- Vérifie l’exhaustivité des données remontées dans l’ET2003 (analyse mensuelles des affaires) : montant facturé, achats, heures, etc. ….
- Saisit la production dans AX au regard des informations transmises et validées par le BUM
- Contrôle la cohérence des pointages sur les projets
- Envoie les demandes de création de fournisseurs au CSP
- Gère les achats de la DA à la réception administrative (dans AX)
- Assurer l’interface avec les fournisseurs locaux et le DAF Département en cas de retard de paiement
- En cas de dépenses des voyages, s’assure de la bonne refacturation aux clients
- Suivre la sous-traitance, l’intérim et les achats auprès d’une société du Groupe
- Titulaire d'un BAC + 2 de type assistante de gestion
- Détenir un minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire;
- Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, vous êtes polyvalent(e) et assurez le suivi de divers sujets simultanément;
- Vous êtes rigoureux et avez le gout des chiffres, vous êtes aussi très à l'aise avec les outils informatiques;
- Excellente expression orale et écrite, vous savez travailler avec des interlocuteurs exigeants, avez une bonne aisance relationnelle!