Chargé d'accueil et de gestion administrative - Officier d'état-civil aux Guichets uniques
Ville de L'Hay-les-Roses
- L'Haÿ-les-Roses, Val-de-Marne
- CDI
- Temps-plein
la Vil e de l'Haÿ-les-Roses (31 483 habitants, Sous-Préfecture du Val-de-Marne) s'inscrit dans une
dynamique forte portée par son exécutif. Partie prenante dans le développement du Grand Paris (arrivée
de la Ligne 14 du métro), elle œuvre au renforcement de son attractivité, au renouvellement de ses
politiques publiques et à la modernisation de son administration afin d'optimiser les services rendus à ses
concitoyens.Sous la responsabilité de la directrice des Guichets uniques et au sein d'une équipe de 24 personnes, le
Chargé d'accueil et de gestion administrative (F/H) assure un accueil polyvalent du public et contribue au
traitement des dossiers des usagers dans les domaines suivants : service aux citoyens, familles, culture et
espace public. Il accompagne les usagers dans leurs différentes démarches, prend en charge les actes y
afférant en sa qualité d'officier d'état civil (ODEC) et représente l'image de la collectivité auprès des
usagers en sa qualité de premier interlocuteur.A ce titre, le Chargé d'accueil et de gestion administrative - ODEC (F/H) prend en charge les activités
suivantes :ACCUEIL ET CONSEIL AU PUBLIC : Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Renseigner, conseiller et orienter les usagers
Enregistrer les demandes, suggestions ou réclamations des usagers
Accompagner les usagers sur les bornes libres service
Identifier les besoins potentiels des usagersRÉCEPTION ET ACCOMPAGNEMENT AU TRAITEMENT DES DOSSIERS RELATIFS AUX
DIFFÉRENTES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES EN LIEN AVEC LES SERVICES MUNICIPAUX :Services aux citoyens : En sa qualité d'officier d'état civil, il réceptionne les déclarations et établit des actes d'état civil :
Gestion des dossiers naissance, mariage, pacs, déclaration de décès, reconnaissance, demande
d'acte d'état civil, légalisation de signatures et certifications conformes, changement de noms et
prénoms
Affaires générales : Etablissement des attestations d'accueil, enregistrement du recensement
citoyen, gestion des dossiers de passeport et de carte d'identité
Citoyenneté : Inscription sur les listes électorales, inscription aux journées citoyennes, inscription
aux vides greniers et encaissementFamille : Affaires scolaires et périscolaires : Pré-inscription scolaire, enregistrement des demandes de
dérogation et inscription aux activités périscolaires, paiement des factures, calcul du TRP et gestion
des impayésAction sociale : Troisième âge : Inscription à la Fête des Séniors et encaissement, inscription aux colis de Noël,
inscription au plan canicule
CCAS : Primo-accueilCulture : Bibliothèque : Inscription ou réabonnement et inscription aux animationsEspace public : Enregistrement des signalements de dépôt sauvage, des demandes de fleurissement, via le portail
citoyen (GRC)Activités en back office : Suivre les courriers des usagers
Rédiger et transmettre les réponses standardisées
Vérifier les encaissements
Assurer la transmission des pièces auprès du Régisseur titulaire
Gérer les inscriptions sur les listes électorales et relancer les usagers
Suivre les réclamations
Gérer la boîte mail et assurer le respect des délais de réponse
Gérer les dossiers état civil et affaires généralesDe nature ponctuelle, dynamique, flexible et polyvalente, le Chargé d'accueil et de gestion administrative -
ODEC (F/H) est reconnu pour sa discrétion professionnelle et son engagement dans ses missions de
Service Public. Il a une excellente élocution et un bon relationnel. Il sait intégrer et restituer les informations
de manière claire et concise. La maîtrise des outils de la bureautique (Pack Office) est impérative pour
réaliser l'ensemble de ces missions.CONDITIONS D'EXERCICE : Travail en polyvalence et en rotation sur l'accueil du public, l'accueil téléphonique et le back office
Travail les samedis par rotation
Conformément à l'instruction codificatrice N°06-031-A-B-M du 21 avril 2006, pour être
nommé régisseur, l'agent de la collectivité doit être majeure et de nationalité française ou
ressortissant européen.Recrutement par voie statutaire en catégorie C (Filière Administrative), ou à défaut, par voie contractuelle
(CDD).POSTE A POURVOIR : à compter du 1er juin et selon les conditions statutairesVous bénéficierez au sein de notre collectivité d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire,
d'une prime de fin d'année, du CNAS, de titres restaurants (option facultative), d'une participation à une
mutuelle labellisée.
Ce poste étant à temps complet (37h30), vous bénéficierez de 25 jours de congés annuels et de 15 jours
de RTT (journée de la solidarité imposée le lundi de Pentecôte).Si vous souhaitez postuler, adresser votre candidature de préférence par mail, à l'attention de Monsieur le
Maire : A défaut, par voie postale : Hôtel de ville - 41 rue Jean Jaurès - 94240 L'Haÿ-les-Roses.