Assistant(e) de Direction - Executive Assistant - CDI

Pierre Fabre

  • Haute-Garonne
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 17 jours
Who we are ?Pierre Fabre is the 2nd largest dermo-cosmetics laboratory in the world, the 2nd largest private French pharmaceutical group and the market leader in France for products sold over the counter in pharmacies.Its portfolio includes several medical franchises and international brands including Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive, Pierre Fabre Oral Care.Established in the Occitanie region since its creation, and manufacturing over 95% of its products in France, the Group employs some 10,000 people worldwide. Its products are distributed in about 130 countries. 86% of the Pierre Fabre Group is held by the Pierre Fabre Foundation, a government-recognized public-interest foundation, while a smaller share is owned by its employees via an employee stock ownership plan.In 2019, Ecocert Environment assessed the Group’s corporate social and environmental responsibility approach in accordance with the ISO 26000 sustainable development standard and awarded it the “Excellence” level.Pierre Fabre is recognized as one of the "World's Best Employers 2021" by Forbes. Our group is ranked in the Top 3 in the cosmetics industry and in the Top 10 in the pharmaceutical industry worldwide.Your missionNous recrutons en CDI à Toulouse (31, site de Langlade), un(e) Assistant(e) de Direction / Executive Assistant, afin de soutenir le Directeur R&D Medical Care pour toutes les tâches administratives et de secrétariat, coordonner les interactions et les réunions avec le conseil scientifique de PF, assister l'équipe de direction de la R&D, coordonner et contribuer à la communication interne et externe de l'équipe de direction de la R&D.MISSIONS PRINCIPALES
  • Soutenir le responsable R&D Medical Care en tant qu'assistant personnel
  • Organiser et coordonner de manière proactive le calendrier, les réunions, les activités et les déplacements, en veillant à une utilisation optimale du temps, en évitant les conflits d'agenda et en gérant les changements en douceur.
  • Aider à la préparation des ordres du jour des réunions, de la documentation, des présentations en anglais/français avec une supervision limitée et une confidentialité absolue.
  • Traiter les frais de voyage
  • Planifier et préparer la logistique pour diverses réunions, visites et conférences internes/externes (ordres du jour, présentations, circulation des documents, lieux, logistique informatique, restauration et activités), création de bons de commande et paiement des factures.
  • Établir et maintenir des contacts réguliers et productifs avec les assistants des membres du comité exécutif et d'autres unités opérationnelles et partenaires commerciaux, ainsi qu'avec de nombreux partenaires externes.
  • Coordonner les interactions et les réunions avec le conseil scientifique de PF
  • Organiser les réunions ad hoc et F2F du CCS : date, réservations, contact avec les assistants et les membres du CCS, présentations, logistique, traiteur/dîner de gala.
  • Gérer le cycle de vie des contrats de consultance (génération, soumission, approbation, suivi, facturation, etc.) et résoudre les problèmes en se connectant aux fonctions appropriées : Juridique, Affaires réglementaires, Éthique et Conformité
  • Suivre et traiter les dépenses/honoraires de SAB pour les attribuer au niveau de l'entreprise.
  • Assister l'équipe de direction de la R&D pour les engagements et les activités communes*.
  • Coordonner les dates des réunions du LT et des conseils de R&D
  • Contrôler et approuver les dépenses, les voyages et les absences des membres du LT, pour le compte du chef de la R&D, conformément aux lignes directrices de PF.
  • Travailler avec les membres du LT et d'autres membres du soutien administratif pour améliorer les processus et les performances dans l'ensemble de la R&D.
  • Coordonner et contribuer à la communication interne et externe de l'équipe de direction de la R&D*.
  • Coordonne avec le chef du portefeuille et des opérations toutes les questions relatives à la communication interne de la R&D (réalisations d'étapes de la R&D, réalisations scientifiques, publications, participation à des congrès et communications orales par le biais de différents canaux).
  • Favorise un modèle de communication interne efficace, contribue à son déploiement et à sa gestion, veille au bon fonctionnement et à l'utilisation des outils de communication de la R&D (sharepoint, R&D monthly news, Teams, Townhall) et propose des améliorations continues.
  • Contribue à la communication externe de la R&D (communiqués de presse, rapport d'entreprise, vitrine PF, publications, interviews, LinkedIn, site web de l'entreprise) en collaboration avec le département de la communication d'entreprise et les relations extérieures/événements.
  • Met à jour les organigrammes et la présentation de la R&D pour un usage externe sur une base continue.
COLLABORATIONS CLÉSÉquipe de direction de la R&D, assistants administratifs (R&D, entreprise, partenaires commerciaux), communication de l'entreprise, membres du CCS et partenaires externes.Who you are ?COMPÉTENCES CLÉS
  • Formation commerciale/secrétariat, BA
  • 5 à 10 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction
  • Expérience dans l'industrie pharmaceutique serait un plus
  • Excellente maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit
  • Maîtrise des technologies de l'information : Word, Excel, PowerPoint/Canva, Outlook, Internet, SAP
  • Précision et exactitude, excellentes compétences en matière de gestion du temps, capacité à respecter les délais et à fixer des priorités en fonction des besoins de l'entreprise.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et en matière de communication, capacité à communiquer de manière appropriée à tous les niveaux et à gérer diverses situations de manière diplomatique et confidentielle.
  • Autonomie, proactivité, créativité et capacité à comprendre la situation dans son ensemble lorsqu'il s'agit d'initiatives ou de projets.
  • Esprit d'équipe, collaboratif et dynamique
  • Bonne capacité d'analyse et de traitement des données
We are convinced that diversity is a source of fulfillment, social balance and complementarity for our employees, which is why our offers are open to all, without restriction.

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