Assistant(e) de Direction - Executive Assistant - CDI
Pierre Fabre
- Haute-Garonne
- CDI
- Temps-plein
- Soutenir le responsable R&D Medical Care en tant qu'assistant personnel
- Organiser et coordonner de manière proactive le calendrier, les réunions, les activités et les déplacements, en veillant à une utilisation optimale du temps, en évitant les conflits d'agenda et en gérant les changements en douceur.
- Aider à la préparation des ordres du jour des réunions, de la documentation, des présentations en anglais/français avec une supervision limitée et une confidentialité absolue.
- Traiter les frais de voyage
- Planifier et préparer la logistique pour diverses réunions, visites et conférences internes/externes (ordres du jour, présentations, circulation des documents, lieux, logistique informatique, restauration et activités), création de bons de commande et paiement des factures.
- Établir et maintenir des contacts réguliers et productifs avec les assistants des membres du comité exécutif et d'autres unités opérationnelles et partenaires commerciaux, ainsi qu'avec de nombreux partenaires externes.
- Coordonner les interactions et les réunions avec le conseil scientifique de PF
- Organiser les réunions ad hoc et F2F du CCS : date, réservations, contact avec les assistants et les membres du CCS, présentations, logistique, traiteur/dîner de gala.
- Gérer le cycle de vie des contrats de consultance (génération, soumission, approbation, suivi, facturation, etc.) et résoudre les problèmes en se connectant aux fonctions appropriées : Juridique, Affaires réglementaires, Éthique et Conformité
- Suivre et traiter les dépenses/honoraires de SAB pour les attribuer au niveau de l'entreprise.
- Assister l'équipe de direction de la R&D pour les engagements et les activités communes*.
- Coordonner les dates des réunions du LT et des conseils de R&D
- Contrôler et approuver les dépenses, les voyages et les absences des membres du LT, pour le compte du chef de la R&D, conformément aux lignes directrices de PF.
- Travailler avec les membres du LT et d'autres membres du soutien administratif pour améliorer les processus et les performances dans l'ensemble de la R&D.
- Coordonner et contribuer à la communication interne et externe de l'équipe de direction de la R&D*.
- Coordonne avec le chef du portefeuille et des opérations toutes les questions relatives à la communication interne de la R&D (réalisations d'étapes de la R&D, réalisations scientifiques, publications, participation à des congrès et communications orales par le biais de différents canaux).
- Favorise un modèle de communication interne efficace, contribue à son déploiement et à sa gestion, veille au bon fonctionnement et à l'utilisation des outils de communication de la R&D (sharepoint, R&D monthly news, Teams, Townhall) et propose des améliorations continues.
- Contribue à la communication externe de la R&D (communiqués de presse, rapport d'entreprise, vitrine PF, publications, interviews, LinkedIn, site web de l'entreprise) en collaboration avec le département de la communication d'entreprise et les relations extérieures/événements.
- Met à jour les organigrammes et la présentation de la R&D pour un usage externe sur une base continue.
- Formation commerciale/secrétariat, BA
- 5 à 10 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction
- Expérience dans l'industrie pharmaceutique serait un plus
- Excellente maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit
- Maîtrise des technologies de l'information : Word, Excel, PowerPoint/Canva, Outlook, Internet, SAP
- Précision et exactitude, excellentes compétences en matière de gestion du temps, capacité à respecter les délais et à fixer des priorités en fonction des besoins de l'entreprise.
- Excellentes compétences interpersonnelles et en matière de communication, capacité à communiquer de manière appropriée à tous les niveaux et à gérer diverses situations de manière diplomatique et confidentielle.
- Autonomie, proactivité, créativité et capacité à comprendre la situation dans son ensemble lorsqu'il s'agit d'initiatives ou de projets.
- Esprit d'équipe, collaboratif et dynamique
- Bonne capacité d'analyse et de traitement des données