Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)VACANCY ANNOUNCEMENTJob Title: HR and Admin InternLocations: DoualaReports to: Human Resource Officer - DoualaDuration: 04 MonthsPositions: 01Applications Due date: May 22, 2024The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is a global leader in the fight against pediatric HIV and AIDS, working in 19 countries and at over 5,500 sites around the world to prevent the transmission of HIV to children, and to help those already infected. Today, because of the highly successful work of the Foundation and its partners, pediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a growing global staff of over 1,000—nine of 10 who work in the field—the Foundation’s global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; further advance innovative research; and to execute strategic and targeted global advocacy activities to bring dramatic change to the lives of millions of women, children, and families worldwide. For more information, please, visit our page: .EGPAF works in partnership with the Ministry of Health NACC and the Regional and District Health Teams to support HIV Prevention, Care and Treatment and health systems strengthening services. EGPAF is mainly funded by PEPFAR through the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) and the United States Agency for International Development (USAID).Purpose of the JobThe Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is seeking a Human Resource Intern to provide front provide rudimentary HR functions get acquainted with operations in the organization. At EGPAF Douala Office. The Human Resource Intern will report to the Human Resource Officer in Douala office. The position requires basic HR knowledge and administrative skills in both official languages in Cameroon-English and French.The Human Resource Intern shall demonstrate versatility by working in close collaboration with Human Resource, Procurement, Finance and Logistics Units.Key duties
File and maintain New Employee records.
Provide Administrative support to HR Officers
Takes part in recruitment process.
Assists in gathering data for preparation of payroll.
Conducts file audit as assigned by senior staff.
Produce and distribute HR documents as duly assigned by Senior staff.
HR Admin Support
Ensure that all newly recruited staff get their badges by liaising with procurement.
Ensure the logistics (reservations and layout of the room) for the orientations of new recruits.
Prepare and deposit transmittal document of ASCOMA reimbursement requests.
Prepare and send the letters requesting assignments to the regional delegation of MINSANTE.
Prepare and transmit to procurement the badge requests of new employees.
Update the staff list contacts tracker after each recruitment and share with the IT assistant.
QualificationsEducation & Experience
Diploma in HR Administration, Business Studies
A minimum of 1 years’ experience as HR Assistant.
Knowledge of NGOs is an asset.
Knowledge, Skills & Abilities
Good communication skills.
Good organizational & planning skills.
Ability to work with minimal supervision.
Flexibility & strong sense of confidentiality.
Profile required.- Be rigorous, autonomous and also have very good adaptation skills.- Be creative and have a sense of service.- Good command of the Pack Office- Good command of French and/or English- Integrity and honesty
Problem Solving – Problem solving is a person’s ability to use critical thinking to identify and analyze problems, weigh relevance and accuracy of information, generate and evaluate alternative solutions, and makes recommendations.
Flexibility – Flexibility is a person’s ability to be open to change and new information and rapidly adapt to new information, changing conditions, or unexpected obstacles.
Resilience – Resilience is a person’s ability to deal effectively with pressure, remain optimistic and persistent under adversity, and recover quickly from setbacks.
Time Management – Time management is a person’s ability to effectively manage one’s time and resources to ensure that work is completed efficiently.
Customer Service – Customer service is a person’s ability to anticipate and meet the needs of internal and external customers while delivering high-quality products and services and being committed to continuous improvement.
AVIS DE VACANCE DE POSTEElizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)Titre du poste : Stagiaire RH et administrationLieu : DoualaSous la responsabilité de : Gestionnaire des ressources humaines à DoualaDurée du poste : 04 MoisPostes à pourvoir : 01Date limite de dépôt des candidatures : 22 mai 2024La Fondation Elizabeth Glaser pour le SIDA Pédiatrique est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le SIDA pédiatrique, travaillant dans 19 pays et sur plus de 5 500 sites à travers le monde pour prévenir la transmission du VIH aux enfants, et pour aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au travail très réussi de la Fondation et de ses partenaires, le SIDA pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un personnel mondial croissant de plus de 1 000 personnes - dont neuf sur dix travaillent sur le terrain - la mission globale de la Fondation est de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH, de faire progresser la recherche innovante et de mener des activités de plaidoyer stratégiques et ciblées afin d'apporter un changement radical dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre page : www.pedaids.org.EGPAF travaille en partenariat avec le ministère de la santé NACC et les équipes de santé régionales et de district pour soutenir les services de prévention, de soins et de traitement du VIH et de renforcement des systèmes de santé. EGPAF est principalement financé par le PEPFAR par l'intermédiaire des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) et de l'Agence américaine pour le développement international (USAID).Objectif du posteLa Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS recherche un(e) stagiaire en ressources humaines pour assurer les fonctions rudimentaires de RH et se familiariser avec les opérations de l'organisation. Au bureau de EGPAF à Douala. Le stagiaire en ressources humaines rendra compte au responsable des ressources humaines du bureau de Douala. Le poste requiert des connaissances de base en RH et des compétences administratives dans les deux langues officielles du Cameroun, l'anglais et le français.Le stagiaire en ressources humaines devra faire preuve de polyvalence en travaillant en étroite collaboration avec les unités des ressources humaines, des achats, des finances et de la logistique.Fonctions principales- Classer et maintenir les dossiers des nouveaux employés- Fournir un soutien administratif aux responsables des ressources humaines- Participe au processus de recrutement.- Aide à la collecte de données pour la préparation de la paie- Effectuer la vérification des dossiers selon les directives du personnel cadre.- Produire et distribuer des documents RH selon les instructions du personnel supérieur.Soutien administratif des RH- Veiller à ce que tous les membres du personnel nouvellement recrutés obtiennent leurs badges en assurant la liaison avec le service des achats.- Assurer la logistique (réservations et aménagement de la salle) pour les orientations des nouvelles recrues.- Préparer et déposer le document de transmission des demandes de remboursement ASCOMA- Préparer et transmettre les lettres de demande d'affectation à la délégation régionale du MINSANTE- Préparer et transmettre aux achats les demandes de badges des nouveaux employés.- Mettre à jour le tracker des contacts de la liste du personnel après chaque recrutement et partager avec l'assistant informatique- Doit assurer la liaison avec la délégation pour obtenir le déploiement du personnel EGPAF nouvellement recruté sur leurs sites respectifs.QualificationsFormation et expérience- Diplôme en administration des RH, études commerciales- Au moins 1 an d'expérience en tant qu'assistant RH.- La connaissance des ONG est un atout.Connaissances, compétences et aptitudes- Bonnes capacités de communication ;- Bonnes capacités d'organisation et de planification ;- Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;- Flexibilité et sens aigu de la confidentialité ;Profil requis- Être rigoureux, autonome et avoir également de très bonnes capacités d'adaptation.- Être créatif et avoir le sens du service.- Bonne maîtrise du Pack Office- Bonne maîtrise du français et/ou de l'anglais- Intégrité et honnêteté- Résolution de problèmes - La résolution de problèmes est la capacité d'une personne à faire preuve d'esprit critique pour identifier et analyser des problèmes, évaluer la pertinence et l'exactitude des informations, générer et évaluer des solutions alternatives et formuler des recommandations.- Flexibilité - La flexibilité est la capacité d'une personne à être ouverte au changement et aux nouvelles informations et à s'adapter rapidement aux nouvelles informations, aux conditions changeantes ou aux obstacles inattendus.- Résilience - La résilience est la capacité d'une personne à gérer efficacement la pression, à rester optimiste et persévérante dans l'adversité et à se remettre rapidement des revers.- Gestion du temps - La gestion du temps est la capacité d'une personne à gérer efficacement son temps et ses ressources afin de s'assurer que le travail est effectué de manière efficace.- Service à la clientèle - Le service à la clientèle est la capacité d'une personne à anticiper et à répondre aux besoins des clients internes et externes tout en fournissant des produits et des services de haute qualité et en s'engageant à une amélioration continue.
