Assistant Administratif et Financier

• S'assurer que les informations financières saisies dans le système comptable et financiers sont de qualité et fiables
• S'assurer que les paiements sont effectués de manière à optimiser l'utilisation des ressources en tout temps
• S'assurer que les exigences relatives à la clôture du système comptable et financier et le suivi des transactions sont effectuées conformément aux politiques, procédures et lois sénégalaises.

• Fournir les services financiers au bureau de terrain dans lequel il/elle est affecté-e
• Collabore avec le coordonnateur logistique et approvisionnement pour la gestion des paiements des fournisseurs et les tâches administratives au niveau du bureau de terrain
• Accompagner et orienter les collègues dans le traitement de leurs demandes de paiements.

• Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
• Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
• Enregistrer les informations dans le système comptable et financier de manière exhaustive et respecter les orientations et les instructions partagées.
• Faire le suivi du suspens bancaire des Comptes du bureau et les apurer dans le Système
• Lettrer les transactions inscrites dans les comptes "Open Items"
• Lettrer les écritures dans les sous-comptes bancaires
• Faire le suivi du suspens bancaires des Comptes et les apurer dans le Système
• Enregistrer les accruals des factures reçues et non encore payées avant la clôture mensuelle du système
• Enregistrer toute écriture de corrections comptables issues des différentes revues financières et comptables
• Traiter les paiements pour s'assurer que Plan optimise l'utilisation des ressources en tout temps.
• Préparer les prévisions de trésorerie mensuelles du bureau et les soumettre au Coordinateur financier
• Enregistrer toutes les demandes de paiements
• Assurer le premier niveau de revue et vérifier que la documentation est complète (contrôles arithmétiques, complétude de la liasse comptable)
• Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
• Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
• Remettre les chèques aux bénéficiaires ou les dépôts de transferts à la banque
• Faire la revue des réconciliations des avances du personnel et partenaires et Assurer la liquidation en temps opportun dans le système
• Assurer la Gestion de la Petite Caisse
• Assurer une bonne tenue de la caisse de menues dépenses ainsi que son approvisionnement régulier
• Tenir le carnet de reçus pour les retours des fonds
• Préparer et soumettre un rapport mensuel de la petite caisse
• Fournir un soutien à la sécurité des données financières.
• Assurer l'archivage des pièces comptables qui sont enregistrées dans le système suivant le protocole d'archivage
• Apporter un appui logistique à l'équipe du Hub/Sous-bureau
• Appuyer le Hub/Sous-Bureau aux formalités d'hébergement des visiteurs Identifier
• Apporter un appui dans l'organisation des ateliers et rencontres (identification d'une salle appropriée, mise à disposition du matériel, organisation des pauses café et déjeuner, etc.)
• Mettre en place un système de gestion des courriers entrants et sortants du PIIA ainsi que leur archivage
• Assurer la gestion du carburant des coordonnateurs pour les sorties terrain.
• Produire et soumettre un rapport hebdomadaire et mensuel de la situation des comptes de bilan
• Préparer les pré-rapprochements et rapprochements des comptes bancaires dans les délais en vigueur
• Préparer le rapport financier du Hub/Sous-Bureau selon le calendrier des rapports
• Renforcer les capacités des Partenaires de mise en œuvre
• Participer aux Risk Assessment des Partenaires
• Partager les bonnes expériences et les bonnes pratiques
• Tenir le Coordinateur Financier Hub informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités du poste.
• Appuyer dans la préparation des déclarations sociales et fiscales annuelles
• Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps pour soutenir les objectifs organisationnels atteints.
• Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes
• Veiller à ce que les politiques mondiales de l'ONG pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées
• Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l'éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l'ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
• Les organisations partenaires bénéficient d'un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.

• Diplôme (Bac+2) en comptabilité
• Bonne capacité d'organisation et de tenue des dossiers
• Être organisé, méthodique et méticuleux
• Avoir le sens du service à la clientèle
• Avoir une facilité de contact avec le personnel et les tiers
• Bonne capacité de communication orale et écrite
• Aptitudes à faciliter les processus participatifs
• Indépendance, objectivité et intégrité
• Soutien adéquat pour permettre aux programmes d'atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus
• Capacité de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l'exécution des tâches
• Bonnes capacités de travail en équipe
• Capacité à livrer dans des délais serrés
• Démontre, développe et conserve la crédibilité de sa performance
• Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques
• Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
• Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre
• Se penche sur le système de valeurs et tient compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
• Comprend la pertinence de la sauvegarde pour son travail
• Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues
• Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences
• Capable de servir de modèle à l'organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.

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