DokumentforvalterEr du vår nye medarbeider på dokumentforvaltning?Bli med på å sikre informasjon for nåtiden og ettertiden!Vi søker deg som liker å jobbe med rutineoppgaver, men som også ønsker å være med på å utforske og bygge fremtidens saksbehandlingsløsninger for statsforvalterne. Du brenner for faget, er endringsvillig og ser sammenhengen mellom IKT og dokumentforvaltning.Dokumentforvaltning er den største avdelingen hos Statsforvalterens fellestjenester (STAF). Avdelingen drifter arkivene på vegne av statsforvalterne. Det er viktig for oss å jobbe for sammenhengende tjenester for våre brukere, der brukervennlighet og hensyn til bevaring av viktig dokumentasjon har like mye betydning.Avdelingen skal også være en pådriver for en mer helhetlig digital offentlig sektor og samarbeider med mange sentrale premissleverandører om bedre løsninger for digital post og utveksling av dokumenter. Vi har kontorsteder flere steder i landet. Det er i Vadsø vi nå har behov for å ansette en dokumentforvalter. Vi samarbeider mye digitalt via Teams og benytter i dag sak- og arkivsystemene Elements og Documaster.STAF er en arbeidsplass hvor vi legger til rette for kompetanseheving og faglig utvikling. For å høre mer om hvordan det er å jobbe i STAF, trykk her for å se vår eller gå inn påTa gjerne kontakt med oss for en hyggelig prat hvis du er nysgjerrig på stillingen.Arbeidsoppgaver:
Motta og registrere inngående dokumenter
Kvalitetskontroll av journalopplysninger og tilknyttede filer
Bidra i utviklingen av STAF sine tjenester på dokumentforvaltningsområdet
Kontroll og publisering av offentlig journal
Brukerstøtte og veiledning
Kvalifikasjonskrav:
Relevant utdanning fra universitet/høgskole
Dokumentert erfaring fra arbeid med arkiv/dokumentforvaltning kan kompensere for manglende høyere utdanning.
Gode IT kunnskaper og interesse for digitale løsninger
God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
Ønskelige kvalifikasjoner:
Erfaring fra arbeid med Elements
God kjennskap til offentlig forvaltning
Personlige egenskaper:
Du er positiv og endringsvillig
Kan jobbe selvstendig, strukturert og har god arbeidskapasitet
Du er løsningsorientert og initiativrik
Har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner på tvers av fagfeltene IKT og dokumentforvaltning
Personlig egnethet vektlegges.Vi tilbyr:
mulighet til å jobbe med viktige samfunnsoppgaver som gjør en forskjell for folk
et godt arbeidsmiljø med en stor vilje til å skape noe sammen
fleksibel arbeidshverdag, med fleksitidsordning, sommer- og vintertid
trening i arbeidstiden mulighet for hjemmekontor
gode pensjons-, boliglån og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse
Stillingen er 100 % fast og lønnes som førstekonsulent/rådgiver i stillingskode 1408/1434. Lønnen er plassert i lønnsspenn 540 500 – 604 900 (ltr 55 - 62), avhengig av kvalifikasjoner. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse. Det er 6 måneders prøvetid.Vi mener mangfold er en styrke som fører til enda bedre oppgaveløsninger. Derfor har vi medarbeidere med ulik kompetanse, fagkombinasjoner og livserfaring. Vi oppfordrer deg til å krysse av i jobbportalen om du har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det.Generelle opplysningerVi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort, selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på offentlig søkerliste. Søkeren blir varslet dersom reservasjonen ikke blir imøtekommet, jf. Offentleglova § 25. Frem til søknadsfristen kan du ta kontakt med oss uten at navnet ditt blir registrert.For spørsmål om stillingen, vennligst kontakt Signe Karlsen på telefon 913 69 029.Om ossStatsforvalterens fellestjenester (STAF) utvikler og leverer digitale og administrative tjenester for statsforvalterne. Vårt mål er å gi innbyggerne bedre, tryggere og mer tilgjengelige tjenester i hverdagen.Gjennom våre løsninger har vi vært sentrale i håndteringen av samfunnskritiske oppgaver som
oversikt over covid-19-utstyr under pandemien,
raskere saksbehandling av klagesaker på økonomisk sosialhjelp,
sikker økonomisk rapportering for politiske partier,
styrking av informasjonssikkerheten og beskytte sensitiv data om befolkningen.
I tillegg leverer vi alt av IT-utstyr og -infrastruktur til statsforvalterne. Vi gjennomfører anskaffelser og drifter arkivet deres, og sikrer at de har de nødvendige verktøyene for å utføre sitt samfunnsoppdrag på best mulig måte.STAF er underlagt Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Vi har vårt hovedkontor i Arendal, og våre 200 ansatte jobber på 17 kontorsteder over hele landet.