ASSISTANT ADMINISTRATIF POUR LES JOURNALISTES (H/F)
Sinclair Ressources
- Paris
- 30 000 €/an
- CDI
- Temps-plein
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 750 collaborateurs située à Paris, accès Austerlitz, un(e) Assistant Administratif pour les journalistes H/F, dans le cadre d'une mission d'intérim de 2 mois pour un accroissement temporaire d'activité.Votre missionEn étroite collaboration avec les chefs de service et sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire Général, vous assistez les chefs et les journalistes des services Photo, Direction Artistique, Infographie et Photogravure.Gestion Administrative du pôle :
● Être garant des plannings hebdomadaires en fonction des besoins des missions
spécifiques, dans le respect de l'équité/équilibre de présence de l'équipe.
● Assurer l'interface avec les équipes RH dans le suivi des dossiers du personnel : collecte
et transmission des informations administratives : autorisations d'embauches, fiches de
renseignements, cartes de presse, demandes de formation…
● Assurer l'interface avec les autres services : DET, DSI, service médical …Suivi budgétaire du pôle :
● Assurer l'interface avec les services financiers concernés : contrôle de gestion,
comptabilité et trésorerie.
● Assurer le suivi budgétaire des piges et factures des services.
● Assurer un suivi budgétaire rigoureux et régulier pour les piges, factures, frais de
déplacement du service photo.Gestion des collaborations extérieures :
● Assurer l'interface avec les pigistes et prestataires tout au long de la collaboration.
● Saisir et vérifier l'ensemble des collaborations en pige dans le logiciel interne.
● Établir un bon de commande pour une prestation externe (free-lance, société, ...) et
faire valider la facture correspondante après réalisation de la prestation.
Organisation et suivi des déplacements :
● Gérer les déplacements des journalistes et collaborateurs du pôle : réserver les
prestations via l'agence de voyage, gérer les formalités obligatoires (visa, assurance,
invitations...)
● Assurer le suivi spécifique sur les déplacements en zones à risques en lien avec
l'infirmerie et l'assurance.
● Remplir le tableau de suivi. Assurer la gestion du matériel de soin et protection.
● Etablir les ordres de missions, gérer les avances et le suivi des notes de fraisVotre profilDe formation supérieure, BAC+2/3 ou expérience équivalente
Première expérience de la gestion administrative et du secrétariat classique
Rigueur et goût pour les chiffres . Une expérience comptable ou paie serait un plus
Autonomie, sens de l'organisation et gestion des priorités
Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
Bonne maîtrise du Pack Office et de Gsuite
Anglais exigé