Adjoint en gestion administrative H/F
Université Paris-Saclay
- Sceaux, Hauts-de-Seine
- CDD
- Temps-plein
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
- Période d’activités fortes lors de la préparation et le déroulement des examens.
- Collecter auprès des enseignants la matière des supports de cours et fiches de TD
- Vérifier la qualité des documents qui lui sont confiés, les mettre en forme, éventuellement les numériser et les faire reproduire en suivant scrupuleusement le calendrier des enseignements
- Organiser le classement et l'archivage des originaux qui doivent être accessibles à la consultation
- Organiser la diffusion des documents aux étudiants (dont les annales des examens)
- Assurer la bonne circulation des documents entre les sites de Sceaux, Orsay et Fontenay aux Roses
- Assurer le lien entre les enseignants et le SREP ainsi que le SREP et la reprographie
- Assurer le lien avec le Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie
- Développer le projet destiné à la numérisation systématique de toute la documentation pédagogique, cours de TD, annales d'examens sur E-Campus
- Participer à l'ouverture des salles d'examen, du contrôle des cartes d'étudiants, à la préparation des enveloppes d'examens
- Participer à toutes les activités du secteur
- Référent archives du SREP : collecter, classer, répertorier et valoriser les archives produites par le SREP (Une mission qui s’exerce en dehors des périodes de travaux dirigés)
- Organisation et planification des cours magistraux et des travaux dirigés en Master 1 Droit
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de la composante
- Connaître l’offre de formation de l’UFR et les maquettes de formation de la filière
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Règlement des Etudes et des examens
- Notions de base du domaine concerné
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,...)
- Utiliser les outils bureautiques et le logiciel spécifique de salles d’enseignement (CELCAT)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Sens du travail en équipe et facilité d’adaptation
- Sens des relations publiques et aptitude au dialogue
- Dynamisme et volonté de se former et de s’informer
- Devoir de réserve
- Confidentialité et contraintes inhérents au calendrier d’examen
- Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités
- Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence
- Faire preuve de rigueur et investissement